Belső visszaélés-bejelentési szabályzat

VT Plastic Gyártó Kft.

 

 BELSŐ VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉSI SZABÁLYZAT

  

  1. FEJEZET

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

 

I.1. A Szabályzat célja

A VT Plastic Gyártó Kft.(a továbbiakban: Társaság) Belső Visszaélés-bejelentési Szabályzatának (a továbbiakban: Szabályzat) célja a jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információ bejelentésének és kivizsgálásának lehetővé tétele érdekében kommunikációs csatorna és eljárásrend működtetése, továbbá  azon belső szabályok megállapítása és intézkedések megalapozása, amelyek egyrészt biztosítják a vonatkozó jogszabályi rendelkezéseknek való megfelelést, másrészt megerősíthetik az etikus vállalati kultúrát, a vállalat kontrollkörnyezetét, és a kontrollok működésének hatékonyságát, segítséget nyújthatnak továbbá a jogsértések, visszaélések és egyéb magatartási normák megsértésének feltárásában, illetve javíthatják a Társaság külső és belső megítélését is, azáltal, hogy a Társaság elkötelezettséget mutat az etikus működés iránt.

I.2. A Szabályzat hatálya

 

I.2.1. Tárgyi hatály

 

E Szabályzat hatálya jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt tartalmazó bejelentésre terjed ki. A bejelentések és azok kivizsgálása során a Társaság tudomására jutott, természetes személyre vonatkozó személyes adatok Társaság általi kezelését a Társaság Adatkezelési Szabályzata szabályozza, mely az alábbi linken keresztül érhető el: https://plastic.videoton.hu/adatkezelesi-tajekoztato/

.

I.2.2. Személyi hatály

I.2.2.1. Jelen Szabályzat hatálya kiterjed a VT Plastic Gyártó Kft.valamennyi szervezeti egységére, azonban nem terjed ki a VT Plastic Gyártó Kft. kapcsolt vállalkozásaira és az annak nem minősülő, egyéb a VIDEOTON vállalatcsoportba tartozó cégekre, melyek saját hatáskörben önállóan gondoskodnak a vonatkozó jogszabályi rendelkezéseknek való megfelelőség biztosításáról.

I.2.2.2. A belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehet a Társaság által foglalkoztatott, beleértve azt is, akinek a Társaságnál fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya korábban megszűnt, vagy aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött.

A belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehet továbbá:

  1. a) az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a Társasággal szerződéses kapcsolatban áll,
  2. b) a Társaság tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a Társaság

ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is,

  1. c) a Társasággal szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses

kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy,

  1. d) a Társaságnál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes,
  2. e) a Társasággal az a), b) vagy d) pont szerinti jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni

kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó

eljárás megkezdődött, és

  1. f) az a személy, akinek az a), b) vagy d) pont szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a Társasággal megszűnt.

I.3. Irányadó jogszabályok

 

A Tárasságnak a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetése során különösen az alábbi jogszabályokban foglalt előírásoknak megfelelően kell eljárnia, a jelen Szabályzatban foglaltak szerint:

-  2012. évi I. törvény a munka törvénykönyvéről,

- 2023. évi XXV. törvény a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról (a továbbiakban új Panasztörvény),

- az európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 Rendelete (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet).

I.4. Fogalom meghatározások

E Szabályzat alkalmazásában irányadó fogalom meghatározásokat az új Panasztörvény 16.§-a tartalmazza, melynek értelmében:

„foglalkoztatásra irányuló jogviszony”: minden olyan jogviszony, amelyben a foglalkoztatott a foglalkoztató részére és annak irányítása alatt ellenérték fejében tevékenységet végez vagy önmaga foglalkoztatását végzi;

„foglalkoztató”: aki természetes személyt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében foglalkoztat;

„foglalkoztatott”: az a természetes személy, aki a foglalkoztató számára és annak irányítása alatt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében, ellenérték fejében tevékenységet végez, vagy önmaga foglalkoztatását végzi.

 

  1. FEJEZET

A VISSZAÉLÉSEK BEJELENTÉSE

 

 

II.1. A bejelentések megtételének módja

A bejelentés megtehető szóban vagy írásban.

A bejelentés megtételére az alábbi kommunikációs csatornák állnak rendelkezésre:

  1. Postai úton: az írásbeli bejelentés megtehető levél formájában a VT Plastic Gyártó Kft.címére (8000 Szfvár, Berényi u. 72-100.), az Etikai Bizottság részére. A borítékon javasoljuk feltüntetni a „BIZALMAS” és a „BEJELENTÉS” megjelöléseket.
  2. Elektronikus úton: az írásbeli bejelentés megtehető elektronikus levél formájában a vtplastic@plastic.videoton.hu e-mail címre. A tárgy mezőben javasoljuk feltüntetni a „BIZALMAS” megjelölést.

A Társaság a nem a fenti e-mail címre érkezett bejelentéseket is kivizsgálja, ez esetben ugyanakkor nem tudja garantálni azt, hogy a bejelentésben foglaltakat csak a bejelentés kivizsgálására kijelölt személyek láthassák.

  1. Személyesen: a szóbeli bejelentés megtehető a Társaság HR vezetőjénél előzetes időpont egyeztetés alapján. Az időpont egyeztetést a 06 22 554 097 telefonszámon szükséges előzetesen megtenni.

 

Internetes bejelentő felület

A bejelentés megtételekor a bejelentő nevét, lakcímét és elérhetőségét, jogi személy bejelentő esetén annak székhelyét és a bejelentést benyújtó képviselőjének nevét, elérhetőségét köteles megadni, továbbá nyilatkoznia kell arról, hogy a bejelentést jóhiszeműen teszi olyan körülményekről, amelyekről tudomása van, vagy kellő alappal feltételezi, hogy azok valósak.

A bejelentések fogadására a Társaság a Manager asszisztenst jelöli ki.

II.1.1. Szóbeli bejelentés

A szóbeli bejelentést a fentiek szerint, személyesen lehet megtenni.

Személyesen megtett bejelentés esetén az erre kijelölt munkatárs a szóbeli bejelentést írásba foglalja és - annak ellenőrzésére, helyesbítésére, aláírással történő elfogadására vonatkozó lehetőség biztosítása mellett - a bejelentő számára másodpéldányban átadja.

A szóbeli bejelentés írásba foglalása során teljes és pontos jegyzőkönyv készül.

Szóbeli bejelentés esetén a bejelentő figyelmét fel kell hívni a rosszhiszemű bejelentés következményeire, a bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokra és arra, hogy személyazonosságát a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezelik.

II.1.2. Írásbeli bejelentés

Az írásbeli bejelentést a fentiek szerint, postai úton vagy elektronikus üzenetben lehet megtenni.

A postai vagy elektronikus úton megtett írásbeli bejelentés kézhezvételétől számított hét napon belül a bejelentés megtételéről a bejelentő visszaigazolást kap. A visszaigazolás keretében a bejelentő részére általános tájékoztatást kell nyújtani az e törvény szerinti eljárási és adatkezelési szabályokról.

II.2. Kivizsgálás mellőzése

A bejelentést kivizsgálók mérlegelhetik a bejelentés vizsgálatát, melynek eredményeként mellőzhetik kivizsgálást az alábbi esetekben:

  1. a) a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg (pl. anonim vagy álnéven tett bejelentés),
  2. b) a bejelentést nem a Szabályzatban meghatározott, erre jogosult személy tette meg,
  3. c) a korábbival azonos tartalmú, ugyanazon bejelentő által tett ismételt bejelentés, illetve
  4. d) a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes vagy jogi személy jogainak korlátozásával nem állna arányban.

A bejelentést kivizsgálók a bejelentés kivizsgálásának mellőzéséről és a mellőzés indokáról a bejelentőt írásban tájékoztatja (amennyiben a bejelentés nem anonim).

 

 

III. FEJEZET

A BEJELENTÉSEK KIVIZSGÁLÁSA

III.1. A Belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetésére kijelölt Etikai Bizottság

A pártatlanság és függetlenség érvényesülése érdekében, az adott bejelentés kezelésére, kivizsgálására a Társaság HR vezetője és Gazdasági vezető kettő (2) fős Etikai Bizottság kerül kijelölésre.

Az Etikai Bizottság tagjai:

  • 1 fő HR vezető
  • 1 fő Gazdasági vezető

III.2.  A bejelentések kivizsgálásának menete, határidők

Az Etikai Bizottság végzi el a bejelentésekkel kapcsolatos vizsgálatokat. A bejelentő, valamint a bejelentésben érintett személy személyes adatait az erre jogosultakon kívül más nem ismerheti meg. A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról. A bejelentésben érintett személy tájékoztatására kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatása meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását.

Az Etikai Bizottság az eljárás során tanúkat hallgathat meg, illetve bizonyítékokat kérhet be (pl. levelezést, szerződéseket, más okiratot stb.) a Társaság bármely munkavállalójától.

Az Etikai Bizottság tagjai a vizsgálat lezárásáig vagy a kivizsgálás eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyekre vonatkozó információkat kötelesek titokban tartani, és azokat - a bejelentésben érintett személy tájékoztatása kivételével - nem oszthatják meg a Társaság egyetlen más szervezeti egységével vagy munkatársával sem, kivéve a jogszabályban meghatározott eseteket.

Az Etikai Bizottság a vizsgálatot a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc (30) napon belül kivizsgálja. Különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett, a vizsgálat időtartama meghaladhatja a 30 napot. A határidő hosszabbítás indokait megfelelően dokumentálni kell: a bejelentőt ebben az esetben tájékoztatni kell a kivizsgálás várható időpontjáról és a kivizsgálás meghosszabbítása indokairól. Az Etikai Bizottság legfeljebb három hónap alatt köteles a vizsgálatot elvégezni. A bejelentés kivizsgálásának és a bejelentőnek a kivizsgálás eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről vagy a kivizsgálás mellőzéséről szóló tájékoztatásának határideje a meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a három (3) hónapot.

A bejelentés kivizsgálása során az Etika Bizottság kapcsolatot tart a bejelentővel, ennek keretében a bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására hívhatja fel a bejelentőt.

A bejelentés nyomán indult eljárásban a tisztességes eljárás követelményének kell érvényesülnie. Ennek során a bejelentésben érintett személyeket, pozíciójuktól függetlenül azonos bánásmódban kell részesíteni.

Az Etikai Bizottság a vizsgálatot követően jelentést készít, amelyben összefoglalja megállapításait, valamint, ha a bejelentésben foglaltakat megalapozottnak ítéli, intézkedési tervet határoz meg annak érdekében, hogy a jövőben a szabályok hasonló megsértését vagy visszaélést el lehessen kerülni, továbbá szükség esetén a Munka Törvénykönyve vonatkozó rendelkezéseinek figyelembe vételével javaslatot fogalmaz meg a szankcionálásra a visszaélést elkövető alkalmazottakkal szemben. A javaslat figyelmeztetés, illetve egyéb, a munkaszerződésben meghatározott hátrányos jogkövetkezmény lehet, vagy a javaslat a – jogsértés súlyától függően – munkaviszony felmondással vagy azonnali hatályú felmondással történő megszüntetésére is irányulhat.

A bejelentés kivizsgálása során értékelni kell a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a visszaélések orvoslására. Amennyiben a vizsgálat során az Etikai Bizottság büntetőeljárás kezdeményezésének indokoltságát észleli, feljelentést tehet az illetékes hatóságnál. Amennyiben a bejelentésben foglaltak alapján hatósági eljárásnak van helye, az Etikai Bizottság értesítheti a hatáskörrel rendelkező illetékes hatóságot.

Az Etikai Bizottság a bejelentés kivizsgálásának az eredményéről, valamint a megtett vagy tervezett intézkedésekről a bejelentőt írásban tájékoztatja. Az értesítés postai úton történik, amennyiben a bejelentő megadta bejelentésében a postai címét. (Amennyiben bejelentésével kapcsolatban a bejelentő e-mailen kér visszajelzést, úgy az írásbeli értesítés ennek figyelembe vételével történik.)

  1. FEJEZET

A VISSZAÉLÉST BEJELENTŐK VÉDELME

A Társaság a bejelentőt – amennyiben a bejelentés megtétele jogszerű és nem anonim módon került megtételre – védelemben részesíti és biztosítja, hogy a bejelentőt semmiféle retorzió, hátrány, egyéb negatív következmény a bejelentés megtétele kapcsán nem érheti (ide nem értve azt az esetet, amikor a bejelentő a bejelentés során rosszhiszeműen és szándékosan valótlan információt közöl, vagy való tényt hamis színben tüntet fel).

A bejelentés megtétele az alábbi három feltétel együttes teljesülése esetén jogszerű:

  1. a) a bejelentő a bejelentését a Szabályzatban meghatározott visszaélés-bejelentési rendszeren keresztül, a Szabályzatban meghatározott szabályok szerint tette meg,
  2. b) a bejelentő a bejelentéssel érintett körülményekre vonatkozó, bejelentett információt a munkavégzéssel kapcsolatos tevékenységével összefüggésben szerezte, és
  3. c) a bejelentő alapos okkal vélelmezte, hogy a bejelentéssel érintett körülményekre vonatkozó, bejelentett információ a bejelentés időpontjában valós volt.

A bejelentőt megillető védelem abban az esetben is fennáll, ha a bejelentő jóhiszemű bejelentése nyomán indult vizsgálat során a bejelentést kivizsgálók a bejelentés megalapozatlanságát állapítják meg.

A bejelentőt a fentiek szerinti védelem kizárólag akkor illeti meg, ha a) a bejelentéssel érintett körülményekre vonatkozó, bejelentett információ az új Panasztörvény 1. mellékletében, illetve a 2. mellékletében szereplő európai uniós jogi aktusok vagy azok végrehajtását, az azoknak való megfelelést biztosító jogszabályi rendelkezések hatálya alá tartozik, vagy b) a bejelentő az a) pont szerinti körülmény fennállását alapos okkal feltételezi.

A bejelentő a bejelentés megtételét követően jogosult jelzéssel élni a Társaság felé, ha véleménye szerint a bejelentés kapcsán őt bármilyen hátrány érte. A jelzést az Etikai Bizottság köteles megfelelően kivizsgálni (ennek során a bejelentés kivizsgálására vonatkozó szabályok megfelelően irányadók) és köteles megfelelő indokolással ellátott jelentést készíteni a vizsgálat eredményéről. A jelentés nyomán szükség esetén intézkedni kell a bejelentővel szemben hozott, általa kifogásolt intézkedések visszavonása, illetve a sérelmes helyzet megszüntetése iránt, továbbá – amennyiben ez indokolt – az érintett személyekkel szemben munkajogi következmények meghatározása iránt.

A bejelentők védelméről, a jogszerűen megtett bejelentésekről, a bejelentők részére biztosított jogi segítségnyújtásról, a bejelentők számára hátrányos intézkedésekről, illetve a hátrányos intézkedéssel összefüggő hatósági vagy bírósági eljárásokról további részletszabályokat az új Panasztörvény 41-49.§-ai tartalmazzák.

  1. FEJEZET

ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

 

V.1. Intézkedések a Szabályzat megismertetésére

 

V.1.1. A Szabályzat rendelkezéseit meg kell ismertetni a Társaság valamennyi munkavállalójával.

V.1.2. A Szabályzatot a folyamatos hozzáférhetőség biztosítása érdekében a Társaság intranet oldalára fel kell tölteni, és a HR osztályon nyomtatott formában elérhetővé kell tenni. A belső visszaélés-bejelentési rendszer működésére, valamint a bejelentéssel kapcsolatos eljárásra vonatkozó tájékoztatót a Társaság honlapján elérhetővé kell tenni.

V.1.4. A Szabályzat módosítása esetén az V.1.1. és az V.1.2. pontban foglaltak megfelelően irányaók.

 

V.2. Hatályba lépés

 

Jelen Szabályzat 2023. július 24-én lép hatályba.

Ha a bejelentésben foglalt magatartás a vizsgálat alapján nem bűncselekmény, de sérti a munkáltató által - a Munka Törvénykönyve irányadó rendelkezései alapján - meghatározott magatartási szabályokat, a munkáltató a foglalkoztatásra irányuló jogviszonyra vonatkozó szabályoknak megfelelően a foglalkoztatottal szemben munkáltatói intézkedést alkalmazhat.